PKPiR – jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów (przykład)

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) to najprostsza „księgowość” małej firmy. Wpisujesz do niej każdą sprzedaż i każdy wydatek, a na koniec miesiąca i roku odczytujesz, ile firma zarobiła. Pokazujemy, kto prowadzi księgę, jak wyglądają jej kolumny według wzoru od 2026 r., na podstawie jakich dokumentów robi się wpisy i jak to wygląda w praktyce – na przykładzie miesiąca w fikcyjnej „Pracowni Ani”.

Czym jest PKPiR i kto ją prowadzi

PKPiR to tabela, w której w kolejności dat zapisujesz zdarzenia gospodarcze, czyli wszystko, co zmienia przychody lub koszty firmy: sprzedaż usługi, zakup materiałów, czynsz za lokal. Księga ma pozwolić ustalić dochód (albo stratę) i podatek (art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Księgę prowadzą przedsiębiorcy płacący podatek od dochodu (skala podatkowa albo podatek liniowy): osoby fizyczne prowadzące działalność (jednoosobowe firmy), spółki cywilne i jawne osób fizycznych, spółki partnerskie i przedsiębiorstwa w spadku, a także m.in. osoby działające na podstawie umów agencyjnych (art. 24a ust. 1 i 2).

Limit przychodów. Gdy przychody za poprzedni rok wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro, w kolejnym roku trzeba prowadzić księgi rachunkowe, czyli pełną księgowość (art. 24a ust. 4 ustawy o PIT w zw. z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Euro przelicza się po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego (art. 24a ust. 6): na 2026 r. – z 1.10.2025 r. (4,2586 zł), czyli próg to 10 646 500 zł przychodów w 2025 r.

PKPiR nie prowadzą: przedsiębiorcy w zryczałtowanych formach podatku (art. 24a ust. 3) – na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych wystarcza ewidencja przychodów, bez kosztów – oraz firmy prowadzące księgi rachunkowe (z obowiązku albo z wyboru).

Podstawa prawna – co obowiązuje od 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299) – z wzorem księgi i objaśnieniami w załączniku. Najważniejsze zasady:

• księgę prowadzi się rzetelnie (zapisy pokazują stan rzeczywisty) i niewadliwie (zgodnie z rozporządzeniem, wzorem i objaśnieniami) – § 4,
• zapisy robi się po polsku i w złotych,
• błąd poprawia się nową treścią zapisu (na papierze: czytelne skreślenie, podpis i data) albo zapisem korygującym; zapisy zmniejszające przychody lub koszty mają znak minus albo kolor czerwony (§ 6),
• we wzorze jest kolumna na numer faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Księga w programie komputerowym. Ustawa o PIT (art. 24a ust. 1e) wymaga prowadzenia księgi w programie i wysłania jej po roku do urzędu skarbowego jako pliku JPK, w terminie złożenia zeznania rocznego. Obowiązek wchodzi w dwóch krokach (art. 66 ustawy z 29 października 2021 r., Dz.U. 2021 poz. 2105, ze zm.):

• za 2026 r. – podatnicy VAT, którzy składają deklarację i ewidencję VAT co miesiąc (JPK_V7M),
• od 2027 r. – pozostali, w tym rozliczający VAT kwartalnie i zwolnieni z VAT.

Kto nie ma jeszcze tego obowiązku, może prowadzić księgę na papierze – zbroszurowaną, z ponumerowanymi kartami (§ 5 rozporządzenia).

Kolumny księgi według wzoru

Gdy wpiszesz identyfikator kontrahenta (kol. 5), nie wpisujesz jego nazwy i adresu (kol. 6–7). Kolumna 16 sumuje tylko kolumny 14 i 15 – zakupy (kol. 12) i koszty uboczne (kol. 13) liczy się osobno ze względu na spis z natury. Po każdym miesiącu sumuje się kolumny 9–16; kto nie dopisuje sum narastających od początku roku, sporządza po roku zestawienie roczne.

Dowody księgowe – podstawa każdego wpisu

Nie ma wpisu bez dowodu. Rozporządzenie (§ 6–8 i § 11) wymienia przede wszystkim:

• faktury (także VAT RR), rachunki i dokumenty celne,
• noty księgowe, dowody opłat pocztowych i bankowych,
• raporty fiskalne z kasy rejestrującej,
• dowody wewnętrzne – dokument, który sporządzasz sam, z datą i podpisem. Przy wydatkach tylko w przypadkach z zamkniętej listy (§ 8 ust. 2), np. diety z podróży służbowej, część czynszu, prądu czy telefonu przypadająca na firmę (gdy rachunek obejmuje też mieszkanie), opłaty sądowe i notarialne, parkowanie.

Faktury w KSeF. Faktury dla firm wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (ustawa o VAT, art. 106ga): od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy (sprzedaż z VAT ponad 200 mln zł w 2024 r.), od 1 kwietnia 2026 r. pozostali. Do 31 grudnia 2026 r. faktury poza KSeF są jeszcze dozwolone (art. 145m i 145n), gdy:

• faktury wystawione poza KSeF w danym miesiącu dają łącznie najwyżej 10 000 zł brutto (od faktury przekraczającej limit – już tylko KSeF),
• faktury wystawia się przy użyciu kasy rejestrującej.

Faktur dla konsumentów nie trzeba wystawiać w KSeF. Numer KSeF wpisujesz w kolumnie 3, numer każdego innego dowodu – w kolumnie 4.

Kiedy robić wpisy (§ 11–14 rozporządzenia):

• sprzedaż z faktur i raportów fiskalnych oraz pozostałe przychody – najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca,
• sprzedaż bez faktur i kasy – dowodem wewnętrznym raz dziennie po zakończeniu dnia albo, przy zestawieniu sprzedaży, jedną pozycją za miesiąc do 20. dnia następnego miesiąca,
• w kolumnie 2 – zawsze data z dowodu, nie data wpisu.

Faktury do sprzedaży ujętej już w raporcie z kasy nie wpisujesz drugi raz (§ 12 ust. 3).

Przychody i koszty – kiedy je ujmować

Przychód to kwota należna za sprzedaż, nawet niezapłacona; u podatnika VAT – bez VAT (art. 14 ust. 1 ustawy o PIT). Powstaje w dniu wydania towaru lub wykonania usługi, najpóźniej w dniu wystawienia faktury albo otrzymania zapłaty (art. 14 ust. 1c).

Metoda kasowa rozliczania przychodów (art. 14c) to wyjątek: przychód z faktury dla innej firmy powstaje w dniu zapłaty, najpóźniej po 2 latach od wystawienia faktury. Warunki:

• działasz samodzielnie i nie prowadzisz ksiąg rachunkowych,
• przychody w poprzednim roku nie przekroczyły 2 000 000 zł,
• złożysz w urzędzie skarbowym pisemne oświadczenie do 20 lutego (nowa firma – do 20. dnia miesiąca po rozpoczęciu działalności).

Koszty z transakcji z firmami potrąca się wtedy w roku zapłaty (art. 22 ust. 4a), a faktury trzeba ewidencjonować (art. 24a ust. 1da).

Koszty w PKPiR można ujmować na dwa sposoby:

• Metoda uproszczona (potocznie „kasowa”) – koszt wpisujesz w dacie wystawienia faktury lub innego dowodu i rozliczasz w roku poniesienia, bez względu na to, którego przychodu dotyczy (art. 22 ust. 4). Najczęstszy wybór małych firm.
• Metoda memoriałowa – koszty bezpośrednio związane z przychodami rozliczasz w roku osiągnięcia tych przychodów (art. 22 ust. 5–6b). Księga musi stale pozwalać oddzielić koszty danego roku.

Nie każdy wydatek jest kosztem – art. 23 ustawy o PIT wylicza wyjątki, np. grzywny i kary pieniężne, w tym mandaty. Nie wpisuje się ich do kolumny 15.

Spis z natury (remanent)

Spis z natury to policzenie i wycena towarów, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów w firmie. Sporządzasz go i wpisujesz do księgi (§ 20 rozporządzenia) na 1 stycznia i na koniec roku (spis z 31 grudnia zastępuje spis na 1 stycznia), na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku, a także przy utracie prawa do ryczałtu, zmianie wspólnika lub proporcji udziałów i przy likwidacji działalności.

Materiały i towary wycenia się według cen zakupu lub nabycia (albo niższych cen rynkowych), najpóźniej w ciągu 14 dni od zakończenia spisu (§ 22). Kosztem roku są bowiem tylko materiały i towary zużyte lub sprzedane, więc roczne koszty liczy się tak (objaśnienie 22 do wzoru):

spis z natury na początek roku + zakupy (kol. 12 i 13) − spis z natury na koniec roku + pozostałe wydatki (kol. 16)

Dochód roczny to przychód z kolumny 11 minus tak obliczone koszty.

Przykład: jeden miesiąc w „Pracowni Ani”

Ania projektuje logo, plakaty i zaproszenia oraz drukuje wydruki dla klientów. Płaci podatek według skali, koszty ujmuje metodą uproszczoną, księgę prowadzi w programie (w 2026 r. jeszcze nie musi).

Ważne założenie: Ania korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT – jej sprzedaż nie przekracza 240 000 zł rocznie (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT). Przychód to więc kwota z faktury (bez VAT), a zakupy wpisuje w kwotach brutto, bo nie odlicza VAT. Czynny podatnik VAT wpisywałby przychody i zakupy netto.

Pobierz arkusz: wzór księgi i ten przykład w pliku Excel (XLSX) – z gotowymi sumami kolumn, do ćwiczeń na lekcji.

Zdarzenia z maja 2026 r. (dane kontrahentów są zmyślone):

1. 4.05 – faktura w KSeF dla piekarni za projekt logo: 2400 zł.
2. 6.05 – papier fotograficzny do wydruków dla klientów (faktura w KSeF): 615 zł; osobna faktura kuriera za dostawę: 24,60 zł.
3. 8.05 – najem pracowni: 1230 zł.
4. 12.05 – faktura w KSeF dla domu kultury za serię plakatów: 3600 zł.
5. 15.05 – miesięczna licencja programu graficznego: 369 zł.
6. 20.05 – zaproszenia ślubne dla osoby prywatnej, faktura poza KSeF: 850 zł.
7. 22.05 – sprzedaż osobie prywatnej starego monitora (wyposażenie firmy): 300 zł.
8. 29.05 – internet i telefon firmowy: 123 zł.

Księga za maj (pomijamy puste w tym miesiącu kolumny 7, 14, 17 i 18; numery w kol. 3 i 5 są skrócone i zmyślone):

Dlaczego tak?

• Papier do wydruków dla klientów to materiał – kol. 12; dostawa to koszt uboczny zakupu – kol. 13.
• Najem, licencja i internet to pozostałe wydatki (kol. 15).
• Sprzedaż monitora nie jest sprzedażą usług Ani – kol. 10.
• Numer z KSeF idzie do kol. 3 (kol. 4 jest na inne dowody); wystarczy identyfikator kontrahenta (kol. 5). Przy osobach prywatnych wpisujesz imię, nazwisko i adres (kol. 6–7).
• Faktury Ani z maja to razem 7150 zł, więc w 2026 r. mogłaby je jeszcze wystawić poza KSeF (limit 10 000 zł) – KSeF wybrała sama.

Wynik maja. W trakcie roku, bez comiesięcznego spisu z natury, dochód liczysz zwykle jako przychody minus koszty z kolumn 12, 13 i 16:

• przychód: 7150,00 zł,
• koszty: 615,00 + 24,60 + 1722,00 = 2361,60 zł,
• dochód: 7150,00 − 2361,60 = 4788,40 zł.

Koszty i dochód całego roku Ania ustali po spisie z natury na koniec roku (np. policzy papier w szafie). Pomijamy tu składki ZUS, zaliczki na podatek i amortyzację – mają osobne zasady.

Najczęstsze błędy

• Wpis bez dowodu albo na dowodzie, który nie spełnia wymagań (np. dowód wewnętrzny spoza listy z § 8).
• Mieszanie wydatków prywatnych z firmowymi – np. cały rachunek za prąd w mieszkaniu.
• Kwoty brutto u czynnego podatnika VAT (i odwrotnie – kwoty netto u zwolnionego).
• Zła kolumna – np. materiały w kol. 15 albo sprzedaż majątku w kol. 9.
• Środek trwały wpisany jednorazowo do kosztów zamiast przez amortyzację (jednorazowo wpisuje się tylko wyposażenie niebędące środkiem trwałym).
• Wydatki, które nie są kosztem (np. mandaty), podwójny wpis faktury do paragonu z kasy, brak spisu z natury.
• Poprawianie „bez śladu” – w księdze papierowej błędny zapis skreślasz czytelnie, z podpisem i datą.
• Spóźnione wpisy przychodów – po 20. dniu następnego miesiąca.

Furtka: księga pozostaje rzetelna m.in., gdy niewpisane lub błędne przychody nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu albo gdy poprawisz zapisy przed kontrolą (§ 4 ust. 4).

Ile lat przechowywać księgę

Księgę i dokumenty przechowujesz do przedawnienia zobowiązania podatkowego (Ordynacja podatkowa, art. 86 § 1), czyli zwykle 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (art. 70 § 1).

Przykład: podatek za 2026 r. płacisz w 2027 r., więc księgę za 2026 r. przechowujesz co najmniej do końca 2032 r. Zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia może ten okres wydłużyć.

Zadanie dla ucznia

„Pracownia Ani” (zwolniona z VAT, metoda uproszczona) w czerwcu 2026 r.:

1. 3.06 – wystawia w KSeF fakturę dla firmy za projekt ulotki: 1200 zł.
2. 10.06 – kupuje tusze do drukarki, na której drukuje wydruki dla klientów: 246 zł (faktura w KSeF). Na tej samej fakturze jest dostawa: 15 zł.
3. 30.06 – otrzymuje fakturę z tą datą za prąd w pracowni: 184,50 zł.

Do których kolumn trafią kwoty? Oblicz przychód, koszty i dochód.

Odpowiedź:

• Zdarzenie 1: kol. 9 i kol. 11 – 1200,00 zł.
• Zdarzenie 2: kol. 12 – 246,00 zł; kol. 13 – 15,00 zł.
• Zdarzenie 3: kol. 15 i kol. 16 – 184,50 zł.

Przychód: 1200,00 zł. Koszty: 246,00 + 15,00 + 184,50 = 445,50 zł. Dochód: 1200,00 − 445,50 = 754,50 zł.

Chcesz więcej?

Kiedy firma zaczyna zarabiać, wyjaśniamy w lekcji Ile zarobi moja firma? Przychody, koszty, próg rentowności. Jakie podatki płacimy w Polsce, znajdziesz w lekcji Podatki w Polsce i w moim domu. Jeśli zastanawiasz się, czy w ogóle zakładać firmę, zajrzyj do lekcji Etat czy własna firma?. Lekcje są częścią kursu „Biznes i zarządzanie” w Bazie Wiedzy EduGate.

Źródła i stan prawny

Stan na: październik 2026 r.

• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299) – obowiązuje od 1.01.2026 r.; § 4–22 i załącznik (wzór księgi z objaśnieniami).
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 592, ze zm.) – art. 14, 14c, 22, 23, 24a.
• Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 poz. 2105, ze zm., m.in. Dz.U. 2022 poz. 1265 i Dz.U. 2023 poz. 1059) – art. 66 (terminy prowadzenia i przesyłania księgi w postaci elektronicznej).
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2026 poz. 522) – art. 2 ust. 1 pkt 2 (próg 2 500 000 euro).
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263) – art. 106b, 106ga, 109 ust. 3b, 113 ust. 1 (240 000 zł), 145l–145n (terminy KSeF i wyjątki do 31.12.2026).
• Ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. 2025 poz. 843, ze zm.) – art. 15 (ewidencja przychodów).
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. 2026 poz. 622, ze zm.) – art. 70 § 1, art. 86 § 1.
• Narodowy Bank Polski, tabela kursów średnich nr 190/A/NBP/2025 z 1.10.2025 r. (EUR 4,2586 zł).
• biznes.gov.pl – „Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR)”.

Jak powstał ten artykuł? Tekst przygotowaliśmy z wykorzystaniem narzędzi sztucznej inteligencji, a fakty i przepisy sprawdziliśmy w źródłach. Przed publikacją zatwierdziła go redakcja Bazy Wiedzy EduGate.